Merytoryczna i dokumentacyjna kontrola

Pierwszym krokiem Biernackiego było wysłanie do wszystkich kierowników zakładów listu podpisanego przez dyrektora Szymańskiego, zalecającego im zaprzestanie wszelkich zakupów i wstrzymanie przyjmowania wszystkich zamówionych materiałów do czasu, aż zarząd spółki przeanalizuje z każdym z nich bieżącą sytuację i ustali, które zamówienia mają być przyjęte, a które nie. Następnie kierownicy zakładów przeprowadzali negocjacje z. dostawcami. Zakłady zostały poddane systemowi kontrolnemu. Marek Biernacki charakteryzuje tę procedurę następująco: „Po zahamowaniu zakupów materiałów, każdy z kierowników przedkładał na spotkaniach zarządu preliminarz przedstawiający prognozowaną sprzedaż na najbliższy kwartał, przewidywane ilości materiałów potrzebnych do wyprodukowania wyrobów przewidzianych do sprzedaży. Preliminarze te były później starannie sprawdzane przeze mnie. Po mojej wstępnej, merytorycznej i dokumentacyjnej kontroli zarząd wyrażał zgodę na zakupy materiałów potrzebnych na jeden miesiąc produkcji”. MEBLEX stanął więc na stanowisku, że rzeczywiste zapasy, zakupy i zamówienia muszą ściśle współgrać z prognozowaną sprzedażą. Dzięki temu systemowi ustanowiono kontrolę nad nadmiernymi zapasami, zmniejszono je i zaoszczędzono gotówkę. W ciągu roku poziom zapasów materiałów został ograniczony do wielkości niezbędnej na 30 dni bieżącej produkcji. W 1994 roku przekazano kontrolę zapasów jednostkom produkcyjnym, jako podstawowemu podmiotowi nadzorującemu ten fragment działania firmy.