Zgodność informacji z założonymi normami

Zgodność informacji z założonymi normami – wiele kategorii ekonomicznych można zmierzyć w różny sposób, np. ogólnie pojęta rentowność może być interpretowana jako udział zysku w wartości sprzedaży lub jako stopa zwrotu od zaiwestowanego kapitału. W MEBLEX-ie oba te wskaźniki byty standardami pomiaru efektywności funkcjonowania zakładów. Kierunki kontroli muszą zatem odzwierciedlać istotę i potrzeby działalności przedsiębiorstwa w danym momencie.

Pojemność zebranych informacji – czy przekazane dane pokazują wszystkie aspekty badanej sytuacji i czy są zrozumiałe dla kierownictwa. Gdyby Biernacki ustalił w ramach kontroli zapasów wyrobów gotowych, że zakłady MEBLEX-u mają przedstawiać zarządowi spółki jedynie informacje

– 0 wielkości zapasów ogółem, bez dodatkowych danych o zrealizowanej sprzedaży, zdolności produkcyjnej, łatwości przestawienia produkcji, rodzaju najlepiej i najgorzej sprzedawanego asortymentu mebli, zarząd nie mógłby podejmować decyzji o wstrzymaniu wytwarzania najmniej „chodliwych” lub nierentownych mebli oraz zwiększeniu produkcji najlepszego lub najbardziej zyskownego w danym okresie asortymentu wyrobów.

Stopień ważności zebranych informacji – czy dane są reprezentatywne

– 1 czy na ich podstawie można opracować akcję korygującą. System kontroli, który jedynie wykrywa odchylenia od planu, nie będzie niczym więcej, jak rozwiązaniem trudnego zadania, jeśli nie wskazuje na sposoby podejmowania działań korygujących. Ważnym elementem sterowania organizacją jest zarządzanie środkami pieniężnymi. Kontrola gotówki w MEBLEX-ie polegała na ocenie porównawczej rzeczywistych wydatków pieniężnych z wartościami zaplanowanymi. Jeśli wystąpiły odchylenia, poszukiwano przyczyn tego stanu rzeczy. Celem było wykrycie miejsc nadmiernych wypływów środków pieniężnych oraz ustalenie kiedy, na co i ile gotówki można wydać. Podstawą były szczegółowe, miesięczne preliminarze wydatków na zakupy materiałów, wynagrodzenia pracowników, koszty energii, promocji, transportu itp. Oczywiście, jeśli któryś z kierowników zakładów założył na dany miesiąc, przykładowo, niewielkie koszty reprezentacyjne, np. na delegacje służbowe, i nie wykorzystał tego w rzeczywistość, kwota ta mogła (ale nie musiała) być wydatkowana w następnych okresach.

Odbiorca konkretnych informacji – ważne jest nie tylko, aby prawidłowe dane były najbardziej aktualne, ale również, aby trafiły do właściwego decydenta. W przypadku spółki MEBLEX tym decydentem był członek zarządu do spraw kontroli. Biernacki pierwszy otrzymywał od kierowników zakładów wszelkie informacje ustalone w standardach kontroli. Pierwszy też oceniał ich wagę, jakość, sposób prezentacji itp. Kiedy trzeba było, żądał dodatkowych informacji. Następnie grupował dane, jeśli było to konieczne wyliczał wskaźniki ekonomiczne, a dopiero później syntetyczne informacje wraz z propozycjami dalszych działań prezentował wobec całego zarządu spółki. Ustalenia zarządu przekazywał potem kierownikom zakładów i na bieżąco oceniał sposób oraz czas ich realizacji.